Key Components of Continuous Performance Management System

องค์ประกอบสำคัญของระบบบริหารผลงาน

ระบบบริหารผลงานเป็นหนึ่งในระบบงาน HR ที่ได้รับความสนใจและมีการปรับเปลี่ยนมากที่สุดกระบวนการหนึ่งในช่วงที่ผ่านมา

นั่นเป็นเพราะองค์กรต้องการระบบในการแปลงยุทธศาสตร์ไปสู่การดำเนินงานของแต่ละคนโดยไม่ซ้ำซ้อน และทำในส่ิ่งที่มีความจำเป็น (priority) เร่งด่วนที่ส่งผลต่อยุทธศาสตร์จริงๆ ในขณะที่พนักงานเองก็ต้องการระบบที่มีความโปร่งใส เป็นธรรม และสะท้อนผลงานที่แท้จริงของตน

การบริหารผลงานที่ดี ควรเป็นระบบที่เชื่อมโยงทุกมิติเข้าด้วยกัน

ในยุคปัจจุบันมีการพูดถึง OKR - Objective Key Results ว่าเป็นทางเลือกหนึ่งในการการบริหารผลงาน ซึ่งเน้นความรวดเร็ว โปร่งใส ส่งเสริมความรู้สึกเป็นเจ้าของ (Ownership) และสอดคล้องทั้งระดับแนวดิ่ง (Vertical) ตามสายบังคับบัญชา และแนวราบ(horizontal) ที่เป็นไปตามความร่วมมือระหว่างทีม

ซึ่งในมุมมองของผม เห็นว่าเป็นแนวปฏิบัติที่ดี แต่บางครั้งเราเข้าใจไปว่า OKR คือระบบริหารผลงาน ทั้งที่ในความเป็นจริง เรานำ OKR มาใช้เพื่อพัฒนาคุณภาพการตั้งและติดตามเป้าหมายให้รวดเร็ว (Agile Goal Setting) มีรอบการดำเนินการที่ถึ่ ซึ่งเป็นหนึ่งในองค์ประกอบของระบบการบริหารผลงานเท่านั้น

องค์ประกอบในการบริหารผลงานแบ่งออกเป็น 4 (+1) ได้แก่

การกำหนดความคาดหวัง

Performance Planning

• ความสอดคล้อง (Alignment) และ เชื่อมโยง (Linkage) ของเป้าระดับต่างๆ

• การปรับเปลี่ยนเป้าหมายที่เหมาะสมกับสถานการณ์และการเปลี่ยนแปลง

• การเผยแพร่ให้ผู้เกี่ยวข้องทราบเพื่อความโปร่งใส

• การริเริ่มตั้งเป้าจากล่างขึ้นบน เพื่อส่งเสริมการมีส่วนเป็นเจ้าของ (ownership)

การโค้ชและฟีดแบค

Coaching and Feedback

• สร้างขีดความสามารถให้หัวหน้างานและลูกน้องให้และรับฟีดแบคอย่างมีประสิทธิภาพ

• กำหนดให้มีการสนทนา (Conversation) ในรูปแบบต่างๆ เช่น Check-in, Retrospective เพิ่มเติมจากการทำ Performance Dialogue ที่ทำอยู่ (1-3 ครั้งต่อรอบประเมิน)

• ให้ความสำคัญกับการสิ่งที่จะเกิดขึ้น (Forward looking) และ การเติบโต (Growth & Development)

การประเมินการปฏิบัติงาน

Evaluating performance ขอให้สังเกตุคำที่ใช้ คือ การประเมินการปฏิบัติงาน ซึ่งแตกต่างจากการประเมินผลงาน เพราะประเมินการปฏิบัติงาน ไม่จำกัดแต่ผลลัพทธ์ (outcome ) และ ผลิตผล (output) เท่านั้น แต่อาจหมายรวมถึงพฤติกรรมที่สอดคล้องกับความคาดหวังขององค์กร (Core value or Competency) ด้วย ในกระบวนการนี้จะเน้น

• แหล่งในการประเมินที่มากกว่าหัวหน้างานโดยตรงแหล่งเดียว (Multi-sources) เพื่อลดอคติ ไม่ว่าจะเป็นทางบวก หรือ ทางลบ

• การประเมินตนเองของพนักงาน(self-evaluation)

• เน้นการประเมินที่สามารถแยกพนักงาน (Differentiate) ได้อย่างชัดเจน

การบริหารผลประเมิน Managing consequence

• มีการดำเนินการที่แตกต่างเป็นไปตามผลประเมิน ทั้งการเสริมแรง (positive reinforcement) และ การปรับปรุงตนเอง (Performance Improvement Plan - PIP)

• ช่วงเวลาที่เหมาะสมในการให้รางวัลและชมเชย ซึ่งไม่จำเป็นต้องรอดำเนินการทุกอย่างเป็นรอบปี หลายสิ่งให้ผล (impact of recognition) ดีกว่าหากทำในรอบสัปดาห์ รอบไตรมาส

• เชื่อมโยงกับกระบวนการอื่นๆ เช่น แผนผู้สืบทอดตำแหน่ง การพัฒนา ความก้าวหน้าในงาน

สิ่งสุดท้าย คือ องค์ประกอบเสริม (Enabler) ให้ระบบมีประสิทธิภาพ

ระบบเทคโนโลยีที่เหมาะสม

ทั้งนี้ เทคโนโลยีที่นำมาใช้ไม่จำเป้นต้องมีควาซับซ้อน หรือมีราคาแพง เพราะความก้าวหน้าของ cloud และ Software-as-a-services ทำให้เราสามารถนำเทคโนโลยีมาใช้ได้ทุกองค์ประกอบ