Master Your Time EP.2

10 เครื่องมือบริหารเวลา ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ EP.2

หลังจากเราได้เรียนรู้เครื่องมือช่วยจัดลำดับความสำคัญไปในอีพีที่แล้ว อีพีนี้เป็นอีก 5 วิธีบริหารเวลาที่จะเพิ่มโฟกัสและแรงจูงใจของคุณในการทำงานให้มากขึ้น

เครื่องมือที่ 6 จะช่วยคุณให้ได้ลงมือทำงานหรือกิจกรรมที่สำคัญ

แนวคิดนี้มาจาก Mark Twain ซึ่งมีคำแนะนำว่า ถ้าต้องทำงานสำคัญสักชิ้น แม้ยากหรือไม่อยากทำ ให้กลั้นใจแล้วทำมันเลย อย่าผัดวันประกันพรุ่ง เพราะอย่างไร คุณก็ทำมันอยู่ดี

แนวคิดนี้เริ่มจาก

1) เลือกกบของคุณก่อน อาจเป็นงานหรือกิจกรรมที่ต้องทำให้เสร็จภายใน 1-4 ชั่วโมง หากเป็นงานที่ซับซ้อน ให้เขียนขั้นตอนการทำลงเป็นข้อๆ แล้วค่อยๆทำตามนั้น

2) ลงตารางหรือทำมันให้เสร็จเป็นอย่างแรกตอนเริ่มงาน หรือแบ่งเวลาที่จะทำงานนั้นในวันที่คุณคิดว่าเหมาะ และทันกำหนดส่ง (อย่าลืมเผื่อเวลาไว้แก้ไขงานด้วย)

3) ระหว่างที่คุณกำลังทำ ให้ขจัดสิ่งรบกวนต่างๆออกไปก่อน ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ การพูดคุย ฯลฯ เพื่อบังคับให้คุณพยายามทำให้สำเร็จ

เครื่องมือที่ 7 เป็นแนวคิดเพื่อให้คุณหาช่วงเวลาที่เหมาะสมกับงานแต่ละชิ้น

ใน 1 วัน เราจะมีเวลาที่เงียบสงบปราศจากสิ่งรบกวน หรือเรียกว่า Deep Work Phase และเวลาที่เหลือจะเป็น Shallow Work Time คือ ช่วงเวลาที่จะมีสิ่งรบกวนเข้ามาบ่อยๆ

1) หาเวลา Deep Work ของคุณให้เจอ จะเปรียบเสมือนน้ำนิ่ง อยู่ลึกลงไปข้างใต้น้ำตก เป็นช่วงเวลาที่คุณสามารถโฟกัสกับงานได้จริงจัง ไม่มีสิ่งรบกวน และจะเป็นเวลาที่ทรงพลังที่สุดในการทำงานชิ้นสำคัญให้สำเร็จอย่างมีคุณภาพ

2) งานหรือกิจกรรมเล็กๆ จะเหมาะกับช่วง Shallow Work Time ซึ่งเป็นช่วงเวลาสั้นๆ ที่อาจเหมาะกับการตอบอีเมล หรือยกหูโทรคุยติดตามงาน เป็นงานชิ้นเล็กๆ ที่ไม่ต้องอาศัยความคิดที่ต่อเนื่องกัน

เครื่องมือที่ 8 เป็นหลักการที่คนทำงานมีเครื่องมือช่วยอยู่แล้ว คล้ายๆกับการลงนัดประชุมที่หลายๆคนใช้กันอยู่ คือ แทนที่จะลงนัดประชุม คุณสามารถลงนัดตัวเองเพื่อบล็อกเวลาเพื่อทำงานชิ้นที่สำคัญได้

เครื่องมือนี้ ใช้ควบคู่กับหลักการอื่นๆเช่น งานสำคัญที่ผ่านการจัดลำดับมาแล้วจาก Eisenhower Matrix หรือ Pickle Jar Theory

เช่น ในช่วง 8.00-10.00 ของทุกวัน หรือช่วงทั้งบ่ายวันศุกร์ คุณสามารถลงตารางของตนเองไม่รับนัดและกิจกรรมต่างๆ เพราะคุณจะใช้เวลาไปกับหินก้อนใหญ่ที่สุด คือ ทำงานชิ้นสำคัญที่เลือกไว้ให้เสร็จ

เครื่องมือที่ 9 เป็นการกำหนดเวลา ไม่ให้คุณเผลอใช้เวลาไปกับกิจกรรมเล็กๆมากจนเกินไป อาจใช้นาฬิกาทรายหรือ Timer ในโทรศัพท์มือถือของคุณก็ได้

1) ตั้งเวลา 2 นาทีสำหรับกิจกรรมเล็กๆ เช่น เช็คและตอบกลับอีเมลให้เสร็จภายใน 2 นาทีต่ออีเมล 2) อาจตั้งเวลาในการคุยโทรศัพท์กับเพื่อนร่วมงานไว้ ไม่เกิน 10 นาทีต้องวางสาย เพื่อบังคับให้คุณควบคุมการสนทนาให้อยู่ในเวลาที่จำกัด คุยเก็บประเด็นครบตามวัตถุประสงค์

เครื่องมือที่ 10 เป็นหลักการที่ทันสมัยและแพร่หลายในยุคปัจจุบันมาก คือ การกำหนดช่วงเวลาที่คุณจะทุ่มโฟกัสทั้งหมดไปกับการทำงานชิ้นสำคัญ แล้วแบ่งเวลาพัก เป็นช่วงๆ

1) กำหนดเวลาที่คุณจะตัดสิ่งรบกวนรอบข้างทั้งหมด แล้วทุ่มไปกับงาน เช่น ทำงาน 25 นาทีแล้ว 5 นาที หรือทำงาน 50 นาทีแล้วพัก 10 นาที

2) อาจใช้ timer หรือใช้ Youtube clip หลายอันที่มีจับเวลาพร้อมเพลงสร้างบรรยากาศในการทำงานไปด้วย

3) เมื่อเสียงเตือนหมดช่วงเวลาทำงาน ให้หยุดพักจากงาน ยืดเส้นยืดสาย เดินไปเข้าห้องน้ำ และพักจากงานจริงๆ

4) เมื่อจบช่วงพัก ก็กลับมาทุ่มสมาธิเต็มร้อยกับงานอีกครั้งหนึ่ง

และนี่คือเครื่องมือดีๆที่ช่วยคุณบริหารเวลาและงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณแบ่งเวลาสนุกไปกับงานแล้ว อย่าลืมแบ่งเวลามาดูแลสุขภาพและคนที่คุณรักด้วย